Jsou Vám povědomé situace, kdy se zaměstnanec neřídí stanovenými pokyny, které jste mu už tolikrát řekl, a prostě si to dělá po svém? Faktem je, že tato skutečnost přímo úměrně roste s počtem zaměstnanců.  

Pokud chcete s těmito situacemi zatočit, nastavte si ve firmě PROCESY. Definice říká, že procesem se rozumí činnost nebo soubor činností, které slouží k přeměně vstupů na výstupy. Jednoduše řečeno, všichni musí vědět, co, kdy a jak mají dělat. Každá firma má svá specifika – chodí to v ní jinak a vyžaduje odlišný přístup. Pokud zaměstnance s těmito specifiky neseznámíte, pojedou si ve svých pohodlných, zajetých kolejích. Důležité je proto začít se seznamováním už při adaptaci tzn. v prvních 3 měsících, to rozhodne, jestli si zaměstnanec přivykne na jasně stanovená pravidla nebo volnější morálku.

A kdy je SPRÁVNÝ ČAS nastavit procesy? Se zavedením procesů ve firmě není nikdy pozdě. 

Pokud procesy ještě stanovené nemáte, nevadí. Jen se musíte poprat s tím, jak je zaměstnanci přijmou:

• během adaptace – „Ok, takhle to mám dělat.“
• později – „Proč se to mění, když to do teď fungovalo?“ popřípadě „Nic měnit nebudu, je to horší jak v korporátu.“.

Naše doporučení zní:

• nastavte procesy pro jednotlivé pozice (např. Účetní) a jednotlivé činnosti (např. Zpracování mezd)
  • stanovte postup (např. podklady pro měsíční mzdovou uzávěrku – docházka, variabilní odměny, mimořádná odměna, cestovní náhrady, nemocenská – až po vyplacení mezd a tisk výplatních pásek…),
  • určete, kdo je zadavatel (např. majitel firmy/přímý nadřízený…),
  • určete, kdo je zpracovatel (např. mzdová účetní/externí společnost…),
  • způsob předání (např. email, SW Pohoda…),
  • stanovte lhůtu (např. do 2 pracovních dnů následujícího měsíce…),
  • doplňte poznámku (např. tisk výplatních pásků jen pro pozice dělník, ostatní email…),
• procesy revidujte – vyžadujte průběžnou zpětnou vazbu,
• kontrolujte dodržování procesů – vše je o zvyku tzn. zpočátku častěji, pak se vše zautomatizuje.

Víme, že nastavení procesů vyžaduje čas a práci, které je vždy nad hlavu. Pokud se ale do nich pustíte, pak jako hlavní odměnu získáte: 

• snížení chybovosti – nemusíte se obávat, na jakou chybu zase při kontrole narazíte,
• dodržování bezpečnostních pravidel – zaměstnanci budou automaticky respektovat předpisy, díky tomu dokážete např. snížit pravděpodobnost kyberútoku a jiných hrozeb,
• méně stížností na kolegy, kteří nic nedělají – tahle část práce značně vyčerpává,
• dodržení legislativních požadavků – u případných kontrol si budete jisti, že máte vše v pořádku,
• zaměstnance, kteří z firmy jen tak neodchází – v pohodové firmě s šéfem, který ví, co chce, se prostě lépe pracuje.

A to je za nás dost pádných důvodů, proč mít procesy ve firmě podchycené.