Jak jsme zachránili rozpadající se oddělení IT a zajistili tak plynulý chod firmy

Oslovili nás majitelé větší strojírenské společnosti v situaci, kdy jim vedoucí IT týmu oznámil ukončení svého působení ve firmě. Jako důvod uvedl narůstající konflikty s vedením společnosti a zároveň měl pocit nedocenění svých schopností.

V IT týmu pracuje, kromě vedoucího, ještě dalších 5 IT zaměstnanců – administrátorů, z nichž většina odchod z firmy rovněž zvažuje. Tito pracovníci ještě nejsou zcela rozhodnuti, je však již nyní jasné, že situace v oddělení je vážná a majitelé společnosti mají tedy reálné obavy o kontinuitu firmy v souvislosti s fungováním IT. Navíc vůbec není známo, v jakém stavu se oddělní IT nachází, neexistuje žádný popis infrastruktury, nejsou popsány procesy, chybí jasná pravidla v podobě vnitřního předpisu, směrnice, normy. A informace, které směřují k vedení společnosti, jsou filtrovány odcházejícím vedoucím IT oddělení.

Naším cílem tedy bylo

  • Zajistit plynulý chod firmy v poměrně těžké situaci, kdy odchází stávající vedoucí IT, jsou pochybnosti o činnosti a fungování tohoto oddělení a ostatní pracovníci rovněž zvažují odchod.
  • Převzít firemní oddělení IT takovým způsobem, aby je – jako fungující – bylo možné předat nástupci na zvažovanou pozici IT manažera.
  • Vybrat nového IT manažera a zajistit supervizi IT.

Náš postup při řešení a přístup k zaměstnancům musel být velmi citlivý. Bylo nutné zvážit všechna rizika, která by v dané situaci mohla ohrozit chod společnosti. Na co všechno jsme tedy museli dávat pozor?

  • Citlivé, avšak přesvědčivé jednání s IT správcem – pokud by ještě před svým odchodem nepředal vedení společnosti všechny klíčové informace, mohlo by to do budoucna způsobit výrazná bezpečnostní rizika a značné provozní komplikace.
  • Citlivý přístup k ostatním pracovníkům IT oddělení – v okamžiku našeho necitlivého působení v IT týmu by mohlo dojít k hromadnému odchodu doposud nerozhodnutých IT pracovníků, což by mělo negativní dopad na kontinuitu fungování nejen IT oddělení, ale současně i celé firmy.
  • Úzká spolupráce s vedením a majiteli společnosti.

Jaký byl náš reálný postup

  • Seznámili jsme se se zájmy společnosti a jejího vedení.
  • Navázali jsme emočně nezatížený vztah s odcházejícím vedoucím IT.
  • Společně s IT týmem jsme nastavili konkrétní cíl: “Popsání současného stavu IT infrastruktury firmy a jeho bezproblémové předání”.
  • Stanovili jsme si pravidelné schůzky a v jejich průběhu jsme v emočně nezávislém prostředí zajistili od vedoucího IT veškeré podstatné informace o stavu oddělení IT pro efektivní předání novému vedoucímu pracovníkovi.
  • Mysleli jsme na zachování dobrých vztahů mezi všemi zúčastněnými a na klidný odchod stávajícího správce – nenásilným způsobem se nám podařilo usměrňovat jejich emoce a nesmířlivé nálady, vyvolané předchozím napětím v oddělení.
  • Také jsme zjišťovali a korigovali atmosféru v IT týmu ve vztahu k vedení firmy a ostatním zaměstnancům.
  • Převzali jsme kontrolu nad IT do doby, než se najde personální náhrada a než se po nástupu zapracuje.
  • Společně se stávajícím IT týmem jsme vypracovali podrobný popis IT infrastruktury.
  • Kromě toho jsme prověřili historii pracovních kompetencí a osobnostních předpokladů zájemců na pozici IT manažera.

Jak to celé dopadlo a jaké jsou výsledky naší práce

  • Průběžně jsme osobně komunikovali s členy IT týmu, kteří se rozhodli ve firmě zůstat a zajišťovali jim odbornou podporu.
  • Vytvořili jsme dosud chybějící kompletní popis IT infrastruktury.
  • S novým kandidátem na pozici nového IT manažera jsme vedli pohovor a obeznámili ho s již zřejmým rozsahem IT, za který by v případě nástupu měl odpovědnost.
  • Firma na naše doporučení nového správce vybrala.
  • Ve spolupráci s vedením společnosti jsme zpracovali náplň práce nového IT manažera, se specifikací krátkodobých i střednědobých úkolů.
  • Tyto úkoly jsme s nastupujícím IT manažerem odsouhlasili a poskytli mu podporu, aby jeho start na novém působišti byl co nejefektivnější.
  • Podařilo se nám zajistit plynulý chod IT v době před a po odchodu původního IT manažera.
  • Pro vedení firmy jsme po celou dobu zajišťovali roli supervizora.

Náš cíl zachránit rozpadající se IT oddělení, a současně zajistit plynulý chod firmy, byl dosažen k plné spokojenosti zadavatele.

O nás

Jsme týmem expertů v oblasti bezpečnosti a ochrany. Naší prací je chránit naše klienty před různými formami kybernetických a jiných útoků, zabývat se identifikací rizik a tvorbou bezpečnostních opatření, která zajistí bezpečné prostředí a minimalizují možné škody.

Naše práce spočívá v monitorování různých bezpečnostních hrozeb a vytváření preventivních opatření, která minimalizují rizika škod a přispívají k celkovému zlepšení prostředí ve společnosti.

+420 737 353 737

info@premiumsystems.cz

Co by vás ještě mohlo zajímat

Co je Disaster Recovery Plan a jak jej psát?

Disaster Recovery Plan (DRP), neboli Plán obnovy po havárii je strategický dokument popisující cestu k co nejrychlejšímu obnovení práce po neplánovaném incidentu, který narušil běžné fungování společnosti. V tomto článku se dozvíte, jak postupujeme při tvorbě DRP a co...

číst více